Yleistä omavalvontasuunnitelmasta

Omavalvontasuunnitelma on tehtävä niissä sosiaali- ja terveysalan, elintarvikealan, kaupan, anniskelun ja varhaiskasvatuksen yrityksissä, jotka kuuluvat omavalvonnan piiriin.

Omavalvonnalla tarkoitetaan palvelujen tuottajan omatoimista asiakasturvallisuuden ja laadun varmistamista. Omavalvontasuunnitelma puolestaan tarkoittaa sitä, että edellä luetellut asiat kirjataan asiakirjoihin.

Omavalvontasuunnitelmaan sisältää kuvauksen henkilökunnan toiminnasta ja palvelujen laadusta. Omavalvontasuunnitelma on organisaation palvelujen laadun ja toiminnan kehittämisen työkalu.

Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottajien on lain mukaan laadittava myös tietoturvan ja tietosuojan omavalvontasuunnitelma. Velvoite koskee myös apteekkeja sekä Kanta-välityspalveluiden tuottajia.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Laatua ja turvallisuutta 

Omavalvonnan tarkoitus on parantaa palvelujen laatua ja varmistaa, että asiakkaiden oikeusturva toteutuu. Omavalvontasuunnitelmaa ei tarvitse toimittaa valvovalle viranomaiselle eikä kunnalle, mutta suunnitelman on oltava toimipaikassa nähtävänä. 

Suunnitelma on pidettävä ajan tasalla ja varmistettava, että toiminnassa tapahtuvien muutosten vaikutukset omavalvontaan kirjataan siihen. Ongelmatapauksissa, esimerkiksi valitusten yhteydessä, puutteet omavalvontasuunnitelmassa tulevat ikävällä tavalla ilmi. 

Varoittavina esimerkkeinä voidaan mainita vaikkapa hoiva-alalla havaitut laiminlyönnit ja väärinkäytökset. Omavalvonnan puutteet ovat aiheuttaneet suuria taloudellisia ongelmia ja merkittäviä imagotappioita.

Omavalvonta sosiaali- ja terveysalalla

Elintarvikelaissa velvoite omavalvonnasta oli mukana jo vuonna 2006.

Sosiaalihuollon yksityisiä palveluyksiköitä koskevasta omavalvontasuunnitelmasta säädettiin ensimmäisen kerran vuonna 2012. Valvira (Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto) antoi omavalvontasuunnitelman sisällöstä, laatimisesta ja seurannasta määräyksen, jota päivitettiin vanhuspalvelulain ja uuden sosiaalihuoltolain voimaan tulon jälkeen 2015. Tällä hetkellä velvollisuus toteuttaa suunnitelmallista omavalvontaa koskee kaikkia sosiaalihuollon palveluntuottajia. Omavalvonnan suunnittelun tueksi Valvira on antanut sosiaalihuollon yksiköille ohjaavan lomakkeen.

Valvira antoi vastaavan omavalvontaa koskevan määräyksen yksityisille terveydenhuollon palveluntuottajille vuonna 2012. Yksityisessä terveydenhuollossa omavalvontasuunnitelma on laadittava ennen toiminnan aloittamista.

Valviran mukaan omavalvonnan perusta on yksikössä toteutettava riskinhallinta, jossa

• palveluprosesseja arvioidaan laadun ja asiakasturvallisuuden näkökulmasta
• tarkoitus on ennaltaehkäistä riskien toteutuminen
• reagoida havaittuihin kriittisiin työvaiheisiin tai kehittämistä vaativiin asioihin suunnitelmallisesti ja nopeasti

Omavalvontasuunnitelmaan on kirjattava myös sosiaalihuoltolain edellyttämä työntekijän ilmoitusvelvollisuus, joka tuli voimaan vuoden 2016 alusta. Ilmoitusvelvollisuuden toteutumista samoin kuin omavalvontasuunnitelman toteutumista on seurattava säännöllisesti.

Omavalvontasuunnitelman sisältö

Esimerkkinä omavalvontasuunnitelman sisällöstä kannattaa vilkaista joitakin eri alojen omavalvontasuunnitelman lomakkeita. Niistä käy ilmi, mitä kaikkea suunnitelman tulee sisältää.

Muun muassa yksityisen terveydenhuollon omavalvontasuunnitelman on sisällettävä yrityksen toiminta-ajatus, arvot ja toimintaperiaatteet. Jos yritys on tehnyt itselleen eettiset ohjeet, niin sen sisältämät asiat on helppo siirtää omavalvontasuunnitelmaan.

Suunnitelmaan kirjataan myös, kuinka omavalvonta on organisoitu ja miten sitä johdetaan. Myös henkilöstön määrästä ja rakenteesta on oltava tarkat tiedot, samoin kuin perehdyttämisestä ja kouluttamisesta omavalvonnan toteuttamiseksi.

Terveydenhuollon yrityksessä on selvitettävä myös työntekijän kelpoisuusvaatimusten täyttyminen osoitettuun tehtävään. Lasten kanssa työskentelevien rikosrekisteri on tarkistettava. 

Päiväkodin omavalvontasuunnitelma

Varhaiskasvatuksen sektorilta voidaan ottaa esimerkki yksityisen päiväkodin omavalvontasuunnitelmasta. 

Päiväkoti kertoo, että sen toiminta-ajatus on korkealaatuisen päivähoidon järjestäminen, johon kuluu monipuolinen toiminta. Se perustuu yksilöllisyyteen, leikinomaisuuteen ja kokemalla oppimiseen.

Arvoistaan ja toimintaperiaatteistaan päiväkoti kertoo muun muassa näin:

• tarjoamme kodinomaisen turvallisen ilmapiirin
• pyrimme kiireettömyyteen
• kannustamme lapsia omatoimisuuteen ja yhteistyöhön
• olemme kasvattajina ystävällisiä, iloisia ja turvallisia

Riskienhallinnasta päiväkodin omavalvontasuunnitelmassa todetaan, että riskien poistamisessa tärkeintä on ennaltaehkäisy ja toteutuneiden riskien laukeamisessa ongelmien välitön kirjaaminen ja korjaaminen.

Yhteistyöstä lasten huoltajien kanssa päiväkoti voi todeta omavalvontasuunnitelmassaan esimerkiksi, että se pyrkii yhteisissä keskusteluissa selvittämään, mikä on lapsen ja perheen arkeen parhaiten sopiva päivähoidon muoto. Johtavana ajatuksena kaikessa on lapsen etu.

Elintarvikelainsäädäntö ja omavalvonta

Elintarvikelainsäädännön perusteella elintarvikealan toimijoiden on tehtävä omavalvontasuunnitelma. Se on työkalu, jolla varmistetaan tuotteiden ja toiminnan laatu. Se myös takaa, että riskit ovat hallinnassa ja että lain edellyttämät vaatimukset muun muassa hygienian suhteen täyttyvät.

Valmistusprosessissa mukana olevien on tunnettava ja tunnistettava valmistukseen liittyvät kriittiset kohdat. Elintarvikkeita valmistava yrittäjä vastaa tuotteidensa turvallisuudesta.

Huomattava on, että myös alkutuotannon harjoittajalla on oltava kirjallinen omavalvontasuunnitelma.

Suuret valmistusyksiköt käyttävät yleisesti yhtenä omavalvonnan elementtinä HACCP-järjestelmää (vaarojen arviointi ja kriittiset hallintapisteet). Kirjainyhdistelmä tulee englanninkielisestä ilmaisusta Hazard Analysis and Critical Control Points.

Elintarvikkeita valmistavien ja niitä käsittelevien merkitys ruoan turvallisuudelle on ehdottoman tärkeä. Hygieniakäytäntöjen laiminlyönneistä ja virheistä saattaa koitua mittavia terveydellisiä ja taloudellisia ongelmia. Näiden estämisessä tuotteiden kuljetusta on valvottava huolellisesti. 

Eurooppalainen vaatimus

Vaatimus omavalvontasuunnitelmasta elintarvikealalla perustuu Euroopan unionin elintarvikehygienia-asetukseen. Elintarvikelaki, terveydensuojelulaki ja hygienialaki velvoittavat elintarvikeyrityksen selvittämään omaan toimintaansa mahdollisesti kohdistuvat riskit.

Tavoitteena on suojella kuluttajaa terveyshaitoilta ja estää määräysten vastaisten tuotteiden käyttö. Mahdollisen ruokamyrkytystapausten yhteydessä terveysviranomainen tarkastaa aina omavalvontasuunnitelman ja siihen liittyvät kirjaukset.

Esimerkiksi ravintolan tai suurkeittiön omavalvontasuunnitelmassa on oltava luettelo tavaran toimittajista. Niin ikään siinä on oltava selvitys, miten tavarantoimitusta valvotaan ja missä lämpötilassa tavaroita on säilytettävä. Kylmätilojen lämpötiloja on seurattava jatkuvasti. Tarkka lämpötilaseuranta koskee myös tarjoiltavaa ruokaa, koskien esimerkiksi salaattipöytiä.

Ravintoloiden ja keittiöiden omavalvontasuunnitelman kirjaukset ovat hyvinkin yksityiskohtaisia aina siivouksesta, astioiden pesusta ja tuotteiden sulattamisesta henkilökunnan omakohtaiseen hygieniaan saakka.

Useinhan sairaaloilla, hoitokodeilla, kouluilla ja päiväkodeilla on oma keittiö tai jakelukeittiö, jossa omavalvonnan on toimittava.

Tietosuojan omavalvonta

Sosiaali- ja terveyspalveluja tuottavien organisaatioiden on laadittava tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma. Sen tehtävä on suojella arkaluonteisten asiakas- ja potilastietojen joutumista asiattomien ulottuville. 

Kielteisiä esimerkkejä on tullut julkisuuteen esimerkiksi joistakin sairaaloista, joissa potilastietoja on urkittu ilman valtuuksia. Tietoja on myös kadotettu tai käsitelty muutoin huolimattomasti.

Omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä on annettu THL:n määräys, ja valvontaviranomaisella on oikeus tehdä tarkastuksia omavalvontaan liittyen. Omavalvontaan kuuluu oleellisesti se, että tietojärjestelmistä huolehditaan asianmukaisesti niitä käytettäessä. Osa tietoturva- ja tietosuojavaatimuksista liittyy valtakunnallisten Kanta-palvelujen käyttöön.